So findet ihr eure perfekte Hochzeitslocation! 10 einfache Tipps

Mit diesen 10 einfachen Tipps behaltet Ihr kleinigkeiten im Auge, welche eure Hochzeitslocation zum idealen Ambiente eurer Hochzeitsfeier verhelfen werden.

Hochzeitslocation: Finden wir die perfekte Location für uns? Diese Fragen stellen sich viele Brautpaare. Habt ihr bereits eine konkrete Vorstellung, wie eure Traum Location aussehen soll?

Zu dem Thema habe ich meine Hochzeitspaare befragt. Vor allem die Frage „Was war bei EURER Location nicht ideal“, brachte doch so einige entscheidende Punkte ans Tageslicht. Diese wertvollen Tipps aus erster Hand solltet ihr beachten, bevor ihr eure Hochzeitslocation endgültig für euer Fest der Liebe bucht.

Wie sieht es mit eurer Gästeliste aus? Generell sagten meine Hochzeitspaare, dass ihre Gästeliste maßgebend für ihre Planung und eine wertvolle Hilfe beim Location Scouting war.

Der Stil eurer Hochzeit ist für die Wahl entscheidend. Ein formeller Empfang wirkt erst in den richtigen Räumlichkeiten so wirklich stilvoll. Während für eine Polterhochzeit eine ganz andere Location, wie ein Club, das passende sein könnte.

Hier nun meine 10 Tipps für euer Location Scouting:

Location Tipp Nr.1: Welche Größe muss die Hochzeitslocation haben?

Bei der Anmietung sind vor allem die Anzahl eurer Gäste ausschlaggebend. Ladet ihr nur wenige Gäste, eignet sich ein kleiner Raum besser, damit sich eine persönliche Atmosphäre bei euch entwickeln kann.

Ist die Location zu groß gewählt, kann schnell der Eindruck entstehen, dass nicht alle Gäste erschienen sind.

Darüber hinaus solltet ihr bei der Besichtigung eurer Farbthema vor Augen haben. Macht euch Gedanken zur Dekoration.

Ein Raum mit klaren und minimalistischen Strukturen ist wie geschaffen für eine üppige und auffällige Dekoration. Behaltet euer Budget im Auge. Dekorationen können die kosten in die Höhe treiben. Dies könnt ihr gering halten, wenn ihr eine schön ausgestattete Location wählt.

Eine Terrasse oder ein Zugang in den Garten ist ein Pluspunkt, wenn ihr im Frühjahr oder im Sommer heiratet. Stellt euch mal eine Sommerhochzeit bei 35 Grad im Schatten vor. Da ist jeder froh, wenn er bei der Hochzeitslocation im freien Mal nach Luft schnappen kann.

Ebenso ist es bei hohen Temperaturen willkommen, wenn man nicht zu dicht an seinen Tischnachbarn sitzen muss.

Allerdings ist zu viel Platz für die Stimmung der Party nicht förderlich. ihr solltet beides im Hinterkopf haben und bei der Wahl berücksichtigen.

Fragt bei der Besichtigung ob noch genügend Platz für eine Tanzfläche bei der Anzahl eurer Gäste ist. Ebenso bei einem Buffet, wenn es das bei euch geben soll. Dazu solltet ihr weiter Platz einplanen, wenn ihr:

• ein Geschenktisch haben möchtet
• für eine Kinderbetreuung
• eine Cocktailbar
• Candybar
• für eine Band oder DJ
• meine Fotobox inkl. Tisch für die Accessories

Hier zeigen sich die Vorteile einer gut vorbereiteten Gästeliste. Diese gibt euch einen sehr guten Überblick über die Notwendige Fläche mit euren Wünschen. Darüber hinaus habt ihr dann auch im Blick, ob eure Location barrierefrei sein muss.

Bei dem Gedanken, dass Liebste mit körperlichen Einschränkungen dennoch bei euch sein können, bedeutet für sie großes Glück. Zum Beispiel, wenn die Großeltern ihr Enkelkind im Brautkleid oder im Hochzeitsanzug sehen können. Noch schöner wird es für sie, wenn der Gang zur Toilette keine Abenteuerreise ist.

Location Tipp Nr. 2: Hochzeitslocation mit oder ohne Gastronomie?

Wählt ihr eine Location mit eigener Gastronomie, dann werdet ihr wahrscheinlich einige Menüvorschläge erhalten oder aus diesen eure Favoriten für das Festessen auswählen.

Bevorzug ihr ein gesetztes Essen für euer Menü anstelle eines Büffets, dann ist es wichtig, dass dies vom Betreiber bei eurer Gästeanzahl entsprechend geleistet werden kann.

Mietet ihr ein Festsaal zum Beispiel in einem Schloss, einem Gutshof oder einer Mehrzweckhalle, müsst ihr wahrscheinlich auf einen externen Catering zurückgreifen. Erkundigt euch in jedem Fall, welche vorrangegangene Caterer einen guten Eindruck dort hinterlassen haben.

Wichtig in diesem Zusammenhang: Fragt ob sie eventuell an Dienstleister gebunden sind! Denn dann könnt ihr nur auf diese genannten Dienstleister zurückgreifen.

Was nicht unbedingt schlecht sein muss, denn diese Dienstleister haben entsprechende Erfahrung vor Ort. Die Frage ist: Passen sie zu eurer Traumhochzeit und zu euch persönlich?

Location Tipp Nr. 3.: Die Hochzeitslocation exklusiv nur für Euch

Ihr solltet bei einer größeren Location unbedingt den Betreiber fragen, ob ihr alleine an dem Tag dort Feiert oder ob es noch eine weitere Gesellschaft an dem Tag gibt.

Ja, das gibt es öfter als ihr euch das jetzt denkt.

Je größer die Location, desto wahrscheinlicher das es weitere Veranstaltungen an dem Tag dort gibt. Ist dies der Fall, dann fragt wo genau diese Stattfindet. Wie der Ablauf dann ist und welche Schnittpunkte es geben wird.

Dann wäre es möglich, dass sich zwei Gesellschaften den Garten oder Terrassenbereich teilen. Weitere Begegnungsbereiche könnten die Toiletten, der Raucherbereich und der Empfangsbereich sein.

Stellt euch mal einen großen Raum vor, der mit einer Trennwand in zwei Bereiche getrennt wird. In jedem Raum ist eine Hochzeit. Der Brautvater im linken Saal möchte eine Rede halten und Nebenan im rechten Saal beginnt der DJ mit der Party.

Überlegt euch gut, ob ihr das akzeptieren möchtet oder lieber eine Hochzeitslocation exklusiv für euch bevorzugt.

Location Tipp Nr.4: Wo Parken unsere Gäste?

Ihr kennt das genauso wie ich auch, noch ne Runde, eventuell fährt doch noch einer Weg.

Wenn ihr das für eure Gäste an Eurem Hochzeitstag nicht möchtet, dann habt einen Blick auf die Parkplatzsituation. Es ist für alle viel entspannter ohne Parkplatzsuche mit euch die Feierlichkeit zu Starten.

Sind an der Location nicht genügend Parkplätze vorhanden, dann Fragt oder schaut nach alternativen. Dies können Parkplätze bei Sportplätzen oder bei Einkaufsmärkten sein.

Gebt diese Infos, am besten mit einer Wegbeschreibung bzw. genaue Adresse für ein Navi, an eure Gäste bereits mit der Einladung weiter. Jeder ist für diese Hinweise dankbar.

Extrem Wichtig: Fragt die Betreiber / Grundstückseigentümer, ob es möglichwäre am Datum / ab Uhrzeit dort Parken zu dürfen. Ohne Erlaubnis sollte dies nicht gemacht werden. Nicht, dass es wegen des Falschparkens zum Abschleppen kommt. Für eure Gäste würde dies ein unschönes Ende von eurem großen Tag bedeuten.

Location Tipp Nr. 5: Welche Möglichkeiten gibt es für unsere kleinen Gäste?

Es ist empfehlenswert, bereits beim Location Scouting auf die Möglichkeiten für Kinder zu achten. Zum Beispiel ein Spielplatz oder Gartenbereich mit Platz zum Toben, wo auch Spiele für draußen angeboten werden können.

Denk ebenfalls an die Möglichkeit für einen extra Raum, sollte das Wetter nicht mitspielen wollen. Behaltet im Hinterkopf: Entspannte Kinder bedeuten das ihre Eltern entspannt sind und entspannt mit euch feiern können. Für alle ein Gewinn.

Habt ihr Gäste mit Babys oder Kleinkindern? Dann schaut das genügend Babystühle vor Ort vorhanden sind. Wenn nicht, dann können diese bei anderen Anbietern oft angemietet werden.

Fragt ob es einen Wickelraum gibt oder welche alternativen sich dafür anbieten. Zum Beispiel könnte ein kleiner Raum dafür eingerichtet werden.

Location Tipp Nr.6: Hochzeitslocation mit Hotel – Wo übernachten Gäste mit langer anreise?

Vermerkt auf eurer Gästeliste wer eine längere Anreise hat. Für eure Gäste ist es sinnvoll, wenn sie nicht mehr fahren müssen. So können sie was Trinken oder ihre Kinder zu Bett bringen ohne die Party verlassen zu müssen.

Gibt es keine Zimmer an der Location, dann schaut bei eurer Hochzeitslocation in der Nähe ob es Möglichkeiten zur Übernachtung gibt. Diese können dann mit einem Taxi mit kurzer Fahrzeit erreicht werden.

Selbst ein Raum an der Location der für Kinder zum Schlafraum umfunktioniert werden kann, wäre eine tolle alternative für die meisten Eltern. Viele haben ein Reisebettchen für ihre Kinder und werden es sicherlich gerne mitbringen. So können sie länger mit euch feiern und die kleinen sind Versorgt.

Location Tipp Nr. 7: Ist eine freie Trauung möglich?

Möchtet ihr neben der „rechtlichen“ standesamtlichen Trauung eine Trauungszeremonie nach euren ganz eigenen Vorstellungen und Wünschen? Dann Schaut euch die Möglichkeiten beim persönlichen Termin an bzw. lasst sie euch zeigen.

Bedenkt auch hierbei, dass es wegen dem Wetter gut ist, eine Ausweichmöglichkeit zu haben. Daher sollte es einen Raum als alternative geben. Selbst bei einem Plan B sollte ihr immer daran denken, dass auch dieser zu euch und zu eurer Gästeliste passen muss!

Tipp: Das gilt für jeden Plan B an diesem Tag, wie zum Beispiel für den Sektempfang.

Location Tipp Nr. 8: Ab wann können wir in die Location?

Sehe ich da etwa eine leichte Verwunderung bei euch und ihr sagt Euch: Ganz klar zur Vereinbarten Uhrzeit der Feier!

Das ist schon richtig, aber je nach euren Vorstellungen zu eurer Dekoration ist diese Frage für eure Helfer oder externe Dienstleister sehr wichtig. Zum Beispiel muss ein Dekorateur mehr Personal einplanen, wenn er nur wenig Zeit hat bis ihr zur Feier erscheint.

Ab wann kann der DJ aufbauen, wann die Fotobox oder wann kann die Cocktailbar aufgebaut werden.

Unterschätzt es bitte nicht, wenn ihr erst ab Mittag in den Raum könnt und bereits drei Stunden später die Feier beginnen soll. Oder ihr müsst hier dann unerwartet mehr Geld ausgeben, dass ihr sicherlich an einer anderen Stelle besser hättet nutzen können.

Tipp für den Vertrag: Achtet im Vertrag bzw. besteht im Vertrag auf eine genaue Uhrzeit ab wann Zutritt zur Location für den Aufbau und die Dekoration besteht.

Extra Tipp: Das gleiche gilt für die Uhrzeit ab und bis wann der Abbau erfolgt sein muss.

Auf der anderen Seite besprecht diese Uhrzeit mit euren weiteren Dienstleistern, die Zutritt zur Location für den Auf- und Abbau benötigen.

Location Tipp Nr. 9: Wie laut darf es auf unserer Hochzeitsparty sein?

Na so, dass wir es richtig krachen lassen können. Leider ist das nicht überall möglich, egal ob der Betreiber das ebenfalls gerne so handhaben würde.

Fragt nach den genauen Lautstärkebegrenzungen vor Ort! Locations mit einer Sperrstunde, mit Hotelgästen, mit Anwohnern in unmittelbarer Nachbarschaft sind gezwungen die Lautstärke einzuschränken.

Bucht ihr eine Band oder ein DJ, dann informiert sie gleich über diese Lautstärkebegrenzung. Oder, wenn ihr schon gebucht habt, dann fragt nach ihren gesammelten Erfahrungen.

Diese Begrenzung sollte in eurem Vertrag ebenfalls schriftlich vermerkt sein bzw. lest sehr genau das „kleingedruckte“ im Vertrag.

Location Tipp Nr.10: Wie ist das Abrechnungsmodell der Location?

Bevorzug ihr für euer Budget eine feste Kalkulationsgrundlage? Dann werdet ihr eine pro Kopf Pauschale bevorzugen wollen. Oft ist eine Abrechnung nach dem tatsächlichen Verbrauch günstiger.

Daher achtet ganz genau darauf was eine Pauschale beinhaltet und von wann bis wann diese gilt.

Hier leistet wieder eine gute Gästeliste sehr wertvolle Dienste. Geht eure Liste durch und schaut wie viele Jugendliche / Teenager ihr habt und ab welchem Alter sie als Vollzahler zählen. Diese dürfen noch gar keinen Alkohol trinken.

Habt ihr schwangere zu diesem Zeitpunkt oder stillende Mütter? Wie viele ältere Gäste ladet ihr ein, die gar nicht mehr viel Trinken und wohl nicht lange nach dem Dinner verweilen werden.

Je nach dem auf wie viele Gäste das bei euch zutrifft, könnte hier eine Abrechnung einer Pauschale unter Umständen deutlich teurer werden.

Extra Tipp: Achtet drauf, welche Kosten inkludiert sind!

Das stellen der Tische und Stühle kann extra berechnet werden. Zusätzliche Kosten für Tischtücher, Stoffservietten, Hussen und Geschirr sind nur kleine Punkte. Die Anzahl macht hier den Preis am Ende des Tages. Besonders, wenn ihr externe Anbieter zur Feierlocation bestellt.

Habt ihr eure Hochzeitstorte bei einer Konditorei bestellt, dann fragt nach dem sogenannten Tellergeld pro Person. Wichtig ist hier auch die Kühlung der Hochzeitstorte. Notiert euch die Maße beim Konditor oder die maximalen Maße des Kühlplatzes für den Konditor.

Ebenfalls bei Getränken die üblicherweise nicht in der Location angeboten werden, fällt dafür das Korkgeld an. Das kann pro Flasche Wein, Sekt, Champagner oder anderer Spirituosen zwischen 10 und 50 Euro betragen.

Dies kann auch für eine extra gebuchte Cocktailbar der Fall sein. Fragt wie das üblicherweise gehandhabt wird. Besonders, wenn ihr externe Anbieter für die Location bestellt.

Das alles sollte Verbindlich in einem Vertrag genannt und fixiert werden. So können böse Überraschungen für beide Seiten am Ende verhindert werden.